KMCenter的知識管理咨詢實踐中，遇到太多要求推薦“好的知識管理軟件”的需求，但當問到什么是好的時候卻說不清楚；也看到了許多因為選購了不合適的知識管理系統而使企業知識管理無法進行下去的案例,上系統成為了噩夢的開始；也遇到過同樣買了一家公司的軟件，兩年過后一家已經偃旗息鼓另一家卻用的很好的例子。 究其原因，是沒有搞清楚知識管理軟件和系統在知識管理中的定位和價值，我們理解知識管理軟件和系統是知識管理實施中的“保健”因素：沒有系統不行，但即便有了好的知識管理系統，也不能知識管理的成功。因為畢竟知識管理本質上是一項管理的變革，更多的功夫應該是管理的工作。 除了這些，關于知識管理軟件和系統，您還需要了解以下的線：當你不知道需求的時候，所有的軟件都適合你。 當你沒有明確的需求時去選擇知識管理系統，市場上沒有任何一款系統適合你，當然換句話說是所有的系統都適合你。 這個錯誤或者是因為個人的經驗不足，因為在開始做知識管理的時候也是最不了解知識管理的時候。許多剛開始知識管理的機構，搞不清楚知識管理該如何去推動和實施，只是生硬的調研“你有什么樣的知識管理需求”，這樣獲取的結果一定不能反映真實的情況。 或者是因為廠商的，廠商當然會將他們的系統說的能解決您的所有問題。只有等系統上線運營了很長時間時你才發現：很重要的需求沒有滿足或者遺漏。 就是說，在購買軟件和系統前，你的知識管理需要已經做了很多的工作，已經搞清楚在你們公司什么是知識、什么樣的活動算知識共享，知識管理能幫人解決什么問題，這些都需要明確。這個時候，你需要一個工具來幫助你更便捷的實現你的思和想法，這時候知識管理軟件才有用。 也有一些軟件開發廠商注意到了這些問題，除了站在公司和知識內容的立場上，更多考慮知識型員工、部門、職能的利益，借鑒互聯網好的知識發現和表達方式，做出了不錯的產品。 基于市場需要，每家知識管理軟件和系統廠商都“制造”了許多成功案例，但這些案例的真實性值得懷疑。成功不成功不是廠商說了算，也不是知識管理經理說了算，應該是讓員工和管理者真正感覺到好處才算，如果以這個標準衡量，大部分成功案例不好。所以你在采購的時候要審慎的去鑒別這些案例。 而且眼見也不一定為實，許多買系統的愿意去參觀之前的客戶案例，但看看那個系統或聽聽介紹，本質上也是看不出蹊蹺的。
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